Соглашение о поручении обработки персональных данных (система бронирования)

Настоящее соглашение о поручении обработки (далее – «Соглашение») заключается в электронной форме в соответствии со ст. 28 п. 3 и 9 GDPR между владельцем салона, использующим онлайн-систему бронирования Future Life (далее – «Оператор» или «Салон»), и Future by Life sp. z o.o. с местонахождением в Щецине, ul. Jana Kazimierza 11A lok. 6, 71-620 Szczecin, KRS 0001199212, NIP 9552591446 (далее – «Обработчик» или «Компания»). Соглашение считается заключённым с момента отметки о принятии при создании салона на сайте и действует в течение всего времени использования системы бронирования.

1. Предмет и характер обработки

Оператор поручает Компании обработку персональных данных в целях оказания услуги онлайн-системы бронирования: приём и обработка бронирований, ведение календаря и картотеки клиентов, отправка подтверждений, напоминаний и просьб об отзыве (e-mail, SMS), внутренние расчёты салона (оплата труда, аренда, склад) и статистика. Обработка носит непрерывный характер и осуществляется в информационных системах Компании.

2. Вид данных и категории субъектов

• клиенты Салона: имя и фамилия, номер телефона, адрес e-mail, история и подробности визитов, заметки Салона, маркетинговые согласия, отзывы; а также – если Салон их вносит – сведения о противопоказаниях и ходе процедур, которые являются данными о здоровье (ст. 9 GDPR);
• работники и сотрудники Салона (включая арендаторов рабочих мест): имя и фамилия, e-mail, роль, график, условия оплаты труда, введённые Салоном.

Оператор заявляет, что обладает правовым основанием для обработки переданных данных, в частности явным согласием клиентов на обработку данных о здоровье (ст. 9 п. 2 пп. a GDPR) или иным основанием по ст. 9 п. 2 GDPR, а также что выполняет в отношении клиентов обязанность по информированию (ст. 13 GDPR). Компания предоставляет на странице бронирования Салона образец информации об обработке, который Салон может дополнить собственным текстом.

3. Обязанности Обработчика

• обрабатывает данные исключительно по документально оформленному поручению Оператора – поручением считается использование Салоном и его командой функций системы, а также настройки, введённые в панели;
• обеспечивает, чтобы лица, уполномоченные на обработку, приняли на себя обязательство соблюдать конфиденциальность;
• применяет технические и организационные меры, соответствующие риску (ст. 32 GDPR): шифрование передачи (TLS), зашифрованные резервные копии, контроль доступа на основе ролей (владелец / администратор / специалист / арендатор – арендатор не имеет доступа к базе клиентов Салона), журнал событий, отделение данных о здоровье в интерфейсе, ограничение доступа персонала Компании к данным о здоровье лицами с руководящей ролью;
• привлекает только дальнейших обработчиков, указанных в п. 5; о намерении добавить или заменить дальнейшего обработчика уведомляет Оператора не менее чем за 14 дней (по e-mail), предоставляя возможность возразить, что может повлечь расторжение Соглашения;
• помогает Оператору в реализации прав субъектов данных (доступ, исправление, удаление, переносимость) с помощью функций панели: поиск клиента, редактирование карточки, функция «удалить персональные данные клиента», а также экспорт данных по запросу;
• помогает в выполнении обязанностей по ст. 32–36 GDPR, в том числе уведомляет Оператора о нарушении защиты данных без неоправданной задержки, не позднее чем в течение 48 часов с момента его выявления;
• по окончании оказания услуги – в соответствии с решением Оператора – удаляет или возвращает (экспорт) все переданные данные, а копии удаляет не позднее чем через 90 дней после окончания, если право Союза или польское право не требует их хранения; удаление аккаунта владельца влечёт немедленное удаление данных салона;
• предоставляет Оператору информацию, необходимую для подтверждения выполнения обязанностей, и допускает аудит (включая инспекцию) после предварительного согласования срока, не чаще одного раза в год, если не произошло нарушение.

4. Обязанности Оператора

• вносит в систему только данные, необходимые для цели (минимизация), и не вносит чувствительные данные без правового основания;
• предоставляет членам команды доступы соразмерно их роли и незамедлительно отзывает их по окончании сотрудничества;
• отвечает за содержание сообщений, отправляемых клиентам (в том числе за наличие согласий на маркетинговую коммуникацию в соответствии со ст. 398 польского Закона об электронных коммуникациях);
• информирует клиентов об обработке и об использовании платформы Future Life в качестве обработчика.

5. Дальнейшие обработчики

• хостинг-провайдер (серверы VPS в Европейской экономической зоне) – инфраструктура и резервные копии;
• SMSAPI sp. z o.o., Польша – отправка SMS-напоминаний (исключительно номер телефона и текст напоминания);
• собственный почтовый сервер Компании (ЕЭЗ) – отправка сообщений по e-mail;
• Cloudflare, Inc., США – защита от ботов и доставка контента (IP-адрес, технические данные) – передача на основании EU-U.S. Data Privacy Framework / стандартных договорных условий;
• Stripe – исключительно расчётные данные Салона (не данные клиентов Салона).

Данные клиентов Салона не передаются поставщикам искусственного интеллекта и не используются Компанией для собственных целей.

6. Ответственность и заключительные положения

Каждая из сторон отвечает за вред, причинённый обработкой, в объёме, вытекающем из ст. 82 GDPR. Компания не отвечает за последствия действий пользователей Салона (например, внесение данных без правового основания, передача логина другим лицам). Соглашение регулируется польским правом. Изменение Соглашения требует уведомления Оператора за 14 дней; продолжение использования услуги означает согласие с изменениями, а возражение даёт право расторгнуть Соглашение и потребовать возврата данных. Актуальная версия Соглашения и дата её принятия сохраняются в панели салона.